Kanban là một hệ thống quản trị hàng tồn kho được sử dụng trong việc sản xuất tức thời. Nó được phát triển bởi Taiichi Ohno, một kĩ sư công nghiệp của Toyota, và lấy tên từ các thẻ màu theo dõi sản xuất và đặt hàng các lô hàng mới của các bộ phận hoặc vật liệu khi chúng hết hàng. Dưới đây là những thông tin liên quan đến Kanban.

Kanban là gì?

Ảnh chụp hệ thống Kanban tại nhà máy Toyota

Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ. Chúng ta có thể gọi tên Kanban theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý Kanban”. Nguồn gốc của Kanban xuất phát từ công ty Toyota những năm 40 sử dụng trong sản xuất và kỹ thuật. Những công nhân đã dùng thẻ Kanban để nhắc nhở các nhân viên trong quy trình về công việc cần làm và bộ phận lắp ráp trong dây chuyền.

Nội dung chính phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban được dùng như công cụ trực quan hóa những nhiệm vụ mà một bộ phận cần làm để tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều đầu việc trong một thời điểm. Cách đơn giản là dùng những tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc.

Xét về ứng dụng trong sản xuất, Kanban là công cụ hữu hiệu kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất, có thể chỉ định nguyên liệu và từng công đoạn khác nhau qua màu sắc thể hiện. Ví dụ, Kanban có thể là phiếu đặt hàng khi ở trạm công việc rồi trở thành phiếu vận chuyển ở trạm kế tiếp.

Điều quan trọng nhất là mỗi phiếu Kanban cần thể hiện sự liên kết với luồng công việc trước đó, được ghi rõ phải nhận nguyên liệu nào, bộ phận nào, số lượng bao nhiêu từ trạm trước đó.

Để xây dựng phương pháp Kanban đúng chuẩn trong sản xuất thì cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

Chi tiết luôn được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau.
Khi không nhận được Kanban thì không bắt đầu sản xuất.
Mỗi thùng hàng trong dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban ghi rõ: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến, số lượng.
Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không dư hay thiếu.
Không được giao những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau.
Khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban cần được giảm thiểu.

Lợi ích của phương pháp Kanban

Sử dụng được phương pháp Kanban trong kiểm soát sản xuất và quản lý không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng không phải tổ chức nào cũng đạt được như: cấu trúc hạ tầng xã hội tốt, hệ thống dây chuyền sản xuất đạt kỷ luật lao động cao, hệ thống bảo mật thông tin kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh…

Tuy vậy, nếu đảm bảo được những yếu tố như trên thì phương pháp Kanban sẽ mang lại cho doanh nghiệp và tổ chức những lợi ích vượt trội như:

Tiết kiệm tối đa nguyên liệu và vật tư trong dây chuyền sản xuất.
Đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm.
Đảm bảo về thời gian, không bị trễ hợp đồng.
Tối ưu phân công lao động nên vòng đời sản phẩm quay nhanh.
Xây dựng môi trường làm việc kỹ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.
Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.
Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức công việc của nhân viên.

Phân Loại Kanban

Kanban vận chuyển (transport kanban): đây là loại dùng để thông báo cho công đoạn trước cần chuyển chi tiết, sản phẩm cho công đoạn sau.

Kanban sản xuất (production kanban): đây là loại dùng để báo cho dây chuyền sảnxuất cần sản xuất chi tiết, sản phẩm để bù vào lượng hàng đã giao đi.

Kanban cung ứng (supplier kanban): đây là loại dùng để thông báo cho nhà cung cấp biết cần phải giao hàng.

Kanban tạm thời (temporary kanban): kanban được phát hành có thời hạn trong các trường hợp bị thiếu hàng.

Kanban tín hiệu (signal kanban): là loại dùng để thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô.

Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kanban là gì?

Bắt đầu với quá trình hiện tại: Kanban nhấn mạnh rằng không thay đổi bất kì điều gì trong thiết lập hoặc quy trình hiện có. Tinh thần là, Kanban phải được áp dụng trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại. Mọi thay đổi cần thiết có thể xảy ra dần dần trong một khoảng thời gian với tốc độ mà các nhóm thực hiện có thể chấp nhận được.

Khuyến khích sự thay đổi: Kanban khuyến khích doanh nghiệp thực hiện các thay đổi liên tục nhỏ thay vì thực hiện các thay đổi căn bản có thể dẫn đến sự mâu thuẫn trong các hoạt động sản xuất giữa các nhóm và khu vực sản xuất.

Tôn trọng vai trò hiện tại, trách nhiệm và chức danh công việc: Không giống như các phương pháp khác, Kanban không tự áp đặt bất kỳ thay đổi nào trong doanh nghiệp. Vì vậy, không cần thiết phải thay đổi vai trò và chức năng hiện có của từng cá nhân mà phương pháp vẫn có thể hoạt động tốt. Các nhóm sẽ cùng hợp tác, nghiên cứu và phát triển các thay đổi có lợi cho doanh nghiệp;

Khuyến khích năng lực chủ động ở tất cả các cấp: Kanban khuyến khích cải tiến liên tục ở tất cả các cấp của doanh nghiệp từ nhân viên bình thường cho đến các lãnh đạo cao cấp nhất. Mọi người đều có thể cung cấp ý tưởng và thể hiện khả năng lãnh đạo trong quá trình thực hiện các thay đổi, liên tục cải thiện cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ của họ.

Ứng dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Cách tạo Kanban cá nhân – quản lý kiểu Nhật cho cuộc sống

Không chỉ trong hoạt động sản xuất, Kanban còn có tính ứng dụng rất cao trong quản lý công việc hàng ngày. Bảng Kanban bằng giấy nhớ hay sử dụng các ứng dụng Kanban đều có thể giúp bạn tối đa hóa hiệu suất làm việc của mình, tránh tình trạng xử lý chồng chéo công việc.

Giao diện quản lý dự án ứng dụng phương pháp Kanban trong phần mềm Base Wework

Những bước đơn giản để tạo Kanban dành cho bạn và đội nhóm:

Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau.

Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Việc cần làm” (To do list). Bạn phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc giấy khác nhau rồi dán vào cột đầu tiên.

Bước 3: Cột thứ hai là cột “Việc đang làm” (work in progress). Đây là cột thể hiện những việc bạn cần làm trong hiện tại.

Bước 4: Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Bạn sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ làm xong trong cột thứ hai sang cột thứ ba rồi tiếp tục lặp lại các bước 2 đến bước 4.

Bạn thấy đấy, thật dễ dàng để thực hiện phương pháp Kanban trong quản lý công việc cá nhân.

Ngoài ra ngày nay có rất nhiều ứng dụng online để thực hành Kanban cho bạn lựa chọn như: Trello, Kanban Tool, Base Wework …

Một số điều cần chú ý khi thực hành phương pháp Kanban cá nhân

Khi sử dụng Kanban để quản lý công việc và dự án, có một số lưu ý để giúp bạn tối ưu hiệu quả của phương pháp này:

Về màu sắc Kanban: Lựa chọn màu sắc khác nhau để liên tưởng đến các công việc khác nhau, thể hiện mức độ khẩn cấp hay ưu tiên (Ví dụ: Màu đỏ là khẩn cấp, màu vàng là ưu tiên thứ hai, màu xanh là bình thường).

Giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cột thứ hai (Việc đang làm) để giúp bạn tập trung tốt hơn, không cảm thấy bị áp lực khi làm quá nhiều việc cùng lúc.

Mỗi cuối tuần thì bạn thu gom những tấm giấy ghi nhớ ở cột “Hoàn Thành” để thấy mình làm việc hiệu quả ra sao đồng thời khích lệ ý chí “chiến đấu” của bạn cho tuần tiếp theo.

Trên đây, dean2020.edu.vn đã tổng hợp và chia sẻ đến các bạn những kiến thức liên quan đến Kanban. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích nhé!